EspoCRM Outlook / Gmail Plugin
Vollständige Referenz zur Installation, Konfiguration und Nutzung des Plugins in Gmail und Outlook.
Überblick
Das EspoCRM Mail Plugin fügt Gmail (über eine Chrome-Erweiterung) und Outlook (über ein Add-in) eine Sidebar hinzu. Wenn Sie eine E-Mail öffnen oder verfassen, durchsucht das Plugin automatisch Ihre EspoCRM-Instanz nach Kontakten und Accounts, die zu den E-Mail-Adressen in der Nachricht passen.
Die Sidebar zeigt gefundene CRM-Datensätze an und ermöglicht das Anzeigen, Bearbeiten und Anlegen von Datensätzen — ohne Tabs oder Anwendungen zu wechseln.
Voraussetzungen
- EspoCRM-Instanz (v7.0 oder höher empfohlen)
- Aktive Plugin-Lizenz
- Netzwerkzugriff vom Browser des Benutzers auf die EspoCRM-Instanz
- Gmail: Google Chrome oder ein Chromium-basierter Browser (Edge, Brave usw.)
oder
Outlook: Microsoft Outlook Desktop (Windows/Mac) oder Outlook im Web
Installation
Wählen Sie unten Ihren E-Mail-Client. Jeder Abschnitt zeigt alle Schritte — was der Administrator einmal erledigt und was jeder Benutzer zur Verbindung tun muss.
Gmail — Chrome-Erweiterung
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Kaufen & Instanz registrieren
Geben Sie über den Link unten eine Bestellung auf. Geben Sie Ihre EspoCRM-Instanz-URL an. Wir registrieren Ihre Instanz und senden Ihnen das Arctenic EspoCRM Extension-Paket per E-Mail.
Bestellung aufgeben - 2
Arctenic EspoCRM Extension installieren
Gehen Sie in EspoCRM zu Administration → Extensions. Laden Sie das von uns erhaltene Extension-Paket (.zip) hoch und klicken Sie auf Installieren.
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Chrome-Erweiterung installieren
Installieren Sie das EspoCRM Mail Plugin aus dem Chrome Web Store. Heften Sie es für schnellen Zugriff an die Symbolleiste.
- 2
EspoCRM-URL eingeben und verbinden
Klicken Sie auf das Extension-Symbol, geben Sie Ihre EspoCRM-Instanz-URL ein (z. B. https://crm.ihrefirma.de) und klicken Sie auf Verbinden. Das Plugin öffnet eine Seite in Ihrem EspoCRM mit Ihrem persönlichen Verbindungsschlüssel.
- 3
Verbindungsschlüssel kopieren und einfügen
Kopieren Sie den Schlüssel von der EspoCRM-Seite und fügen Sie ihn in das Feld Verbindungsschlüssel in den Plugin-Einstellungen ein. Klicken Sie auf Speichern.
- 4
Gmail öffnen
Navigieren Sie zu mail.google.com. Die EspoCRM-Sidebar erscheint rechts in der E-Mail-Ansicht.
Outlook — Add-in
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Kaufen & Instanz registrieren
Geben Sie über den Link unten eine Bestellung auf. Geben Sie Ihre EspoCRM-Instanz-URL an. Wir registrieren Ihre Instanz und senden Ihnen das Arctenic EspoCRM Extension-Paket und das Outlook-Add-in-Manifest per E-Mail.
Bestellung aufgeben - 2
Arctenic EspoCRM Extension installieren
Gehen Sie in EspoCRM zu Administration → Extensions. Laden Sie das von uns erhaltene Extension-Paket (.zip) hoch und klicken Sie auf Installieren.
- 3
Add-in zentral bereitstellen
Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Einstellungen → Integrierte Apps → Benutzerdefinierte Apps hochladen. Laden Sie das Manifest-XML hoch und weisen Sie es den relevanten Benutzern oder der gesamten Domäne zu. Das Add-in erscheint automatisch in Outlook für alle zugewiesenen Benutzer — keine individuelle Installation nötig.
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Verbindung konfigurieren
Öffnen Sie eine beliebige E-Mail und klicken Sie auf das EspoCRM-Symbol im Outlook-Menüband. Geben Sie die EspoCRM-Instanz-URL ein und klicken Sie auf Verbinden. Das Add-in öffnet eine Seite in Ihrem EspoCRM mit Ihrem persönlichen Verbindungsschlüssel. Kopieren Sie ihn, fügen Sie ihn in das Feld Verbindungsschlüssel ein und klicken Sie auf Speichern.
Konfiguration
Öffnen Sie das Plugin-Einstellungsfenster (Extension-Symbol in Gmail oder Menüband-Schaltfläche in Outlook) und füllen Sie die zwei erforderlichen Felder aus:
| Einstellung | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
EspoCRM-URL | Die Basis-URL Ihrer EspoCRM-Instanz. Ohne abschließenden Schrägstrich. | https://crm.yourcompany.com |
Verbindungsschlüssel | Ihr persönlicher Schlüssel, abgerufen über die Verbinden-Schaltfläche auf der EspoCRM-Extension-Seite. | arc_xxxxxxxxxxxxxxxx |
So erhalten Sie Ihren Verbindungsschlüssel
- 1Geben Sie Ihre EspoCRM-URL in den Plugin-Einstellungen ein und klicken Sie auf Verbinden.
- 2 Das Plugin öffnet eine Seite in Ihrer EspoCRM-Instanz (bereitgestellt durch die Arctenic Extension). Diese Seite zeigt Ihren eindeutigen Verbindungsschlüssel an.
- 3Kopieren Sie den Schlüssel und fügen Sie ihn in das Feld Verbindungsschlüssel in den Plugin-Einstellungen ein. Klicken Sie auf Speichern.
Keine manuelle API-Benutzeranlage erforderlich. Die EspoCRM-Extension übernimmt die Authentifizierung automatisch.
Funktionen
Automatische Kontakt- & Account-Suche
Wenn Sie eine E-Mail öffnen, extrahiert das Plugin alle E-Mail-Adressen aus den Feldern Von, An und CC und fragt EspoCRM über die API ab. Passende Kontakte und zugehörige Accounts werden sofort in der Sidebar angezeigt.
Screenshot-Platzhalter
Sidebar mit einem gefundenen Kontakt inkl. Name, Rolle, Unternehmen und Telefonnummer.
Datensätze anzeigen & bearbeiten
Klicken Sie auf einen Datensatz in der Sidebar, um die Detailansicht zu öffnen. Felder werden genau wie im EspoCRM-Detail (Small)-Layout für diese Entität konfiguriert angezeigt (siehe Angezeigte Felder anpassen). Sie können Feldwerte inline bearbeiten und direkt zurück nach EspoCRM speichern.
Nicht nur Kontakte und Accounts sind bearbeitbar — jeder verknüpfte Entitätstyp (Leads, Opportunities, Cases, benutzerdefinierte Entitäten) kann in der Sidebar angezeigt und geändert werden.
Aktivitäts-Timeline
Das Timeline-Panel zeigt einen chronologischen Verlauf aller Aktivitäten zum gefundenen Kontakt und Account. Dazu gehören Anrufe, Meetings, Aufgaben, E-Mails (über das Plugin archiviert oder in EspoCRM protokolliert) und alle anderen in Ihrer EspoCRM-Instanz konfigurierten Aktivitätstypen.
Screenshot-Platzhalter
Timeline-Panel mit einem Anruf, einem Meeting und zwei archivierten E-Mails für einen Kontakt.
E-Mail-Archivierung
Die Schaltfläche E-Mail archivieren kopiert die aktuell angezeigte E-Mail als E-Mail-Datensatz nach EspoCRM. Sie wird automatisch mit dem gefundenen Kontakt und Account verknüpft.
- Betreff, Inhalt (HTML und Klartext) und Datum der E-Mail werden kopiert
- Anhänge werden nach EspoCRM übertragen und mit dem E-Mail-Datensatz verknüpft
- Die archivierte E-Mail wird mit allen gefundenen Kontakten und Accounts verknüpft
- Archivierung kann manuell pro E-Mail oder automatisch ausgelöst werden
E-Mail-Vorlagen
Beim Verfassen einer E-Mail zeigt das Plugin Ihre EspoCRM-E-Mail-Vorlagen an. Vor dem Einfügen wählen Sie den zugehörigen CRM-Datensatz — die Vorlagenvariablen werden dann dagegen aufgelöst. Wählen Sie z. B. einen Kontakt, wird name durch den Kontaktnamen und account.name durch das zugehörige Unternehmen ersetzt.
Angezeigte Felder anpassen
Die in der Sidebar für jede Entität angezeigten Felder liegen vollständig in Ihrer Hand. Das Plugin liest das Detail (Small)-Layout jeder Entität aus EspoCRM und rendert es genau wie dort konfiguriert.
So passen Sie Felder an
- 1Gehen Sie in EspoCRM zu Administration → Entity Manager.
- 2Wählen Sie die Entität, die Sie anpassen möchten (z. B. Contact, Account oder eine benutzerdefinierte Entität).
- 3Klicken Sie auf Layouts und öffnen Sie das Layout Detail (Small).
- 4Felder hinzufügen, entfernen oder neu anordnen. Layout speichern. Das Plugin übernimmt die Änderungen sofort.
Dies gilt für alle Entitätstypen, die das Plugin anzeigt — Kontakte, Accounts, Leads, Opportunities und benutzerdefinierte Entitäten. Jede Entität hat ihr eigenes unabhängiges Detail-(Small)-Layout.
Fehlerbehebung
Die Sidebar erscheint nicht in Gmail
Prüfen Sie, ob die Erweiterung unter chrome://extensions aktiviert ist und Zugriff auf mail.google.com erlaubt wurde. Laden Sie die Seite nach der Installation neu.
Die Verbinden-Schaltfläche öffnet eine Fehlerseite in EspoCRM
Stellen Sie sicher, dass die Arctenic EspoCRM Extension installiert und aktiv ist (Administration → Extensions). Prüfen Sie auch, ob Ihre Instanz-URL bei Arctenic registriert ist — kontaktieren Sie uns bei Unsicherheit.
Für eine E-Mail-Adresse werden keine Kontakte gefunden
Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse auf einem Kontakt-Datensatz in EspoCRM existiert. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre EspoCRM-URL in den Einstellungen keinen abschließenden Schrägstrich hat.
Verbindungsfehler / EspoCRM nicht erreichbar
Stellen Sie sicher, dass Ihre EspoCRM-URL im Browser erreichbar ist. Bei selbstsigniertem SSL-Zertifikat rufen Sie die URL direkt im Browser auf und akzeptieren Sie die Zertifikatswarnung zuerst.
E-Mail-Archivierung schlägt fehl
Prüfen Sie, ob der Verbindungsschlüssel noch gültig ist. Nach Neuinstallation der EspoCRM-Extension benötigen Sie ggf. einen neuen Schlüssel. Öffnen Sie die Einstellungen, klicken Sie auf Verbinden und kopieren Sie den neuen Schlüssel.
Vorlagenvariablen werden nicht aufgelöst
Wählen Sie im Datensatz-Picker einen CRM-Datensatz aus, bevor Sie die Vorlage einfügen. Variablen werden gegen den gewählten Datensatz aufgelöst — ohne Auswahl bleiben sie unersetzt.